SURAT TERBUKA KEPADA PIMPINAN UNIVERSITI-6HB JANUARI 2025

 Satu emel yang dihantar oleh penulis kepada pimpinan tertinggi universiti bertarikh 6hb Januari 2025

Kepada

Dato’ Prof. Dr. Ahmad Farhan Mohd. Sadullah

Naib Canselor

Universiti Putra Malaysia

Assalamualaikum wbt.

Yg Berbahagia Dato' Prof,

Dengan ucapan Bismillahirrahmanirrahim. Izinkan saya memulakan bicara. Terlebih dahulu saya perkenalkan diri Saya. Saya adalah Professor Madya Dr Mohamad Fakri Zaky bin Jaafar, dari Jabatan Senibina, Fakulti Rekabentuk Senibina, Universiti Putra Malaysia. Tujuan saya menulis ini adalah untuk menyatakan suatu pandangan sebagai warga UPM yang telah berkhidmat selama 25 tahun sejak dari menjadi tutor pada 1999. Dalam perkhidmatan, saya pernah menyandang beberapa jawatan pentadbiran, sebagai timbalan dekan, sebagai timbalan pengarah dan sebagai ketua Jabatan. Kini saya tidak menyandang apa2 jawatan pentadbiran dan menumpukan kepada pengajaran di jabatan. Namun apa yang ingin saya suarakan di sini bukanlah soal bakti atau sumbangan saya selama ini yang mungkin tidak seberapa itu.

Sepanjang 25 tahun saya di sini, saya telah menyaksikan beberapa perubahan UPM, yang baik dan yang tidak. Yang baik tak perlulah saya ulang bicara kerana sentiasa ada siaran, makluman, poster canangan prestasi, pencapaian, sumbangan dan impak UPM pada negara. Disini yang ingin saya suarakan ialah suatu keluhan dan kerisauan. Sesuatu yang saya rasakan sebagai awan hitam yang bakal membawa petaka seandainya kita tidak berubah. Sekiranya kerisauan ini tidak dikongsi sentimennya oleh sesiapa biarlah ia sebagai suatu titik cemar dalam kerjaya saya di UPM. saya reda. Namun sekiranya ia bermakna, semoga ia dapat sedikit sebanyak membawa kebaikan demi universiti ini.

Secara dasarnya, persepsi yang dibina oleh UPM, lebih banyak bersandar kepada metrik, angka, pencapaian ranking, bilangan geran, nilai impak, dll yang senang diukur dan sentiasa menunjukkan peningkatan. Tidak dinafikan hal ini merupakan sebahagian pencapaian UPM. Namun persepsi masyarakat, bahkan warga UPM sendiri banyak diluar dari metrik yang dibanggakan ini. Disebalik cerita, berita dan siaran tentang pencapaian UPM, masih terasa ada kekosongan dari segi impak sebenar kepada masyarakat. Metrik demi metrik, angka demi angka digubal untuk mengukur dan menunjukkan prestasi, namun terasa semakin hambar. Namun pada kali ini apa yang ingin saya luahkan ialah tentang kebajikan emosi, motivasi dan prestasi staf dan warga UPM. Ini berkaitan dengan corak pentadbiran yang wujud. pada hemat saya, ada sesuatu yang menular di kalangan warga yang menimbulkan kerisauan ini,

Baru baru ini saya sebagai ketua jabatan telah menghadiri suatu sesi perbincangan exit policy untuk staf jabatan. Saya tidak mahu berbincang tentang perincian staf jabatan saya. Tapi yang menarik perhatian adalah perbualan dengan seorang kawan lama dari PTJ lain yang turut dipanggil untuk mempertahankan diri pada sesi tersebut. Beliau seorang yang saya kenal sebagai seorang senior yang telah lama mencurahkan bakti di UPM, pernah memegang jawatan pentadbiran peringkat universiti. Namun mengalami masalah pengiraan KPI menyebabkan dia dipanggil ke sesi tersebut. Apabila saya bertanya padanya apa masalah yang beliau hadapi. Dia menerangkan, secara ringkasnya seperti berikut:

"Saya telah sampai satu tahap di mana sistem pengiraan penilaian yang rumit ini mengambil banyak masa dan tenaga saya. Saya pun hampir pencen. Tak ada tenaga untuk meredah sistem penilaian yang sangat birokratik dan rumit ini. Biarlah begini. saya reda"

Saya tidak terkejut. Saya sendiri telah merasakan hal ini bertahun. Bahkan bukan saya, ramai lagi kawan2 yang saya temui yang sentiasa meluahkan perkara yang sama. Ramai yang merasakan telah menyumbang sehabis baik, bahkan ramai yang menyumbang diluar KPi untuk menampung kelompongan unit organisasi yang tidak mahu di isi oleh mereka yang berkira tentang KPI. Namun di akhir tahun ia tidak dikira kerana tiada bukti yang secara teknikalnya memenuhi kehendak format penilaian, kriteria dan banyak kerenah birokrasi yang sangat remeh.

Isu kerenah birokrasi yang semakin meningkat ini, menjangkiti hampir keseluruhan sistem pentadbiran universiti. Bermula dari segi penggubalan kurikulum, proses pengajaran, permohonan penyelidikan, pengiraan output, proses kelulusan kewangan yang sangat rumit walaupun untuk suatu projek yang kecil, dan lain2 lagi. Untuk meluluskan kurikulum sahaja mengambil masa bertahun dengan sistem mekanikal yang berubah2 dan sangat remeh. Kelulusan suatu kurikulum baharu perlu melalui 13 lapisan Jawatankuasa yang kebanyakannya ahlinya tidak arif tentang tentang kehendak ilmu disiplin tersebut, tapi cuma tahu isu format, pemetaan PO LO etc. Akhirnya apabila di akhir kitaran kurikulum tersebut, kandungannya dah ketinggalan 8 tahun berbanding dengan industri dan masyarakat sekarang yang sentiasa berubah dalam kiraan bulan, bukan tahun.

Urusan kewangan untuk suatu dana yang telah susah payah diperolehi pula menimbulkan stress dan keresahan yang bukan sedikit apabila memikirkan soal kertas kerja, kelulusan beberapa aras jk, format yang betul, soal pelaporan yang sangat spesifik tentang definisi, kriteria, butang ketik yang tak ditemui menjadikan pensyarah beremosi ataupun akhirnya pasrah. Banyak perbelanjaan yang akhirnya ditampung oleh poket pensyarah sendiri, kerana tidak mampu memenuhi kerenah birokrasi untuk membuat tuntutan. Contohnya hari ini ada emel dari bendahari mengatakan tuntutan 2024 tidak akan diluluskan sekiranya tuntutan tidak dimuatnaik ke sistem online selepas 6 januari. Apakah keadilan sebegini? Pensyarah tidak akan diberikan haknya hanya kerana tidak mematuhi kehendak birokrasi yang sangat tidak rasional? Banyak lagi yang boleh ditulis tentang ini. Ini belum lagi kita bicara tentang proses kenaikan pangkat, proses penilaian tahunan, proses untuk memulakan pengajaran setiap semester, yang menimbulkan tekanan emosi untuk setiap pensyarah dan staf. 

Dari pemerhatian saya, semakin banyak proses birokrasi diperkenalkan demi 'kecekapan' dan 'ketelusan' ataupun untuk mengelakan penyelewengan. Setiap unit pentadbiran akan memperkenalkan kehendak masing2 demi memudahkan urusan mereka. Setiap hari sentiasa ada pekeliling yang mewartakan garis panduan, carta alir, proses, kriteria baharu yang perlu dipatuhi oleh staf untuk melakukan hampir setiap urusan pekerjaan. Akibat dari pemikiran sebegini, kami sebagai staff merasakan sentiasa dicurigai samada dari segi integriti ataupun intelektualiti sendiri. Sering tertanya dalam diri, benarkah aku ini penipu? Bodohkah aku?

Kesan yang paling utama dari hal ini ialah penurunan motivasi pensyarah dan staf. Setiap hari hendak ke UPM terasa seperti memasuki medan perang. Saya pernah bertemu seorang ketua sebuah unit organisasi yang duduk di parking tetapi tidak keluar dari kereta. Saya risau sekiranya apa2 terjadi kepada beliau. Apabila saya tegur kenapa tidak turun kereta? dia menjawab lebih kurang dalam nada sebegini:

"Entahlah, rasa tak ada tenaga nak menghadapi kerenah pentadbiran UPM ni. Sekejap lagi ada mesyuarat pentadbiran yang saya perlu hadiri di pejabat saya. Biarlah saya datang mesyuarat tepat pada waktu saya diperlukan. Sebaik turun dari kereta, dan menjejakkan kaki di UPM setiap hari, ada rasa sesak di dalam dada yang saya tak boleh terangkan. Nak menghadapi kerenah birokrasi yang berbagai, terasa seperti sentiasa diasak."

Saya merumuskan hal ini terjadi kerana UPM semakin hilang sentuhan kemanusiaan, ataupun mungkin sebab inilah, UPM semakin hilang sentuhan kemanusiaan. Pentadbiran UPM Semakin bergantung kepada proses, metrik, carta alir, jadual, templat yang dibuat bagi memudahkan kerja menjadi lebih "cekap' dan 'objektif' serta tidak 'bias'. Jawatan kuasa demi jawatankuasa dibentuk untuk meneliti setiap proses. Namun setiap JK ini pula mempunyai protokol yang ketat untuk membuat keputusan. Kami rasakan ini lebih kepada menjaga hak pengurusan, dan bukan hendak mengkayakan sesuatu inisiatif dengan idea baharu. Selain dari itu kami merasakan segala keluhan dan aduan tidak boleh lagi disalurkan secara kemanusiaan. Semuanya perlu melalui borang, portal, emel, templat yang semakin bertimbun dan berlapis. Paling dekat berurusan dengan manusia pun hanyalah dengan pegawai atau kerani yang menguruskan sistem. Merekapun hanya memberikan respon seperti, 'ini dah kehendak sistem tuan, kami tak boleh buat apa2".

Dalam isu pengambilan staf pula, kriteria yang dikenakan sentiasa cuba menjamin agar mereka membantu dalam mencapai metrik yang dikehehendaki oleh MyRA ataupun kehendak disiplin akademik yang tidak menyeluruh. Akhirnya ada sesetengah bidang yang memerlukan ilmu dan pengalaman di luar dari dunia akademik tidak dapat menarik pengajar yang benar2 diperlukan. Oleh itu ilmu dan pengalaman sebenar yang diperlukan di dunia nyata tidak dapat masuk pun ke dalam universiti. Maka yang menjadi pengajar kepada graduan adalah mereka yang hanya mempunyai pengalaman akademik yang gemilang yang sangat canggung bila berbicara soal komuniti, isu negara ataupun transformasi industri.

Saya sedar, dikalangan sebilangan pensyarah terutamanya yang muda. Mereka tiada masalah menghadapi kerenah birokrasi kerana  mereka punya tenaga dan agak risau tentang survival masing2. Namun ini ada kesan jangka panjang yang negatif. Semakin banyak bakat dan tenaga diguna sama ada untuk mematuhi birokrasi ataupun untuk memanipulasi brokirasi untuk kepentingan sendiri. Semakin kurang tumpuan diberi kepada perbahasan ilmu itu sendiri. Semakin banyak tumpuan kepada kaedah, proses untuk mencapai objektif yang telah pun ditetapkan oleh sistem. Ini kesan negatif yang paling besar saya risaukan. AKhirnya pada masa terdekat UPM akan dipenuhi mereka yang berbakat mengolah kerjaya mereka dengan memfokuskan kepada teknik dan mekanisme yang sesuai dengan kehendak birokrasi asalkan output mereka memenuhi objektif yang boleh dikira, seterusnya menjamin kenaikan pangkat mereka. Ilmu Perbincangan antara disiplin di Universiti masa kini lebih tertumpu kepada kaedah menghasilkan output, bukan kepada pemikiran yang transformatif dan inovatif. Inovasi yang dihasilkan semata2 untuk mencapai output yang dihajati dengan kaedah yang lebih kreatif. Ini bukan ciri inovatif yang kita harapkan di kalangan ilmuwan pelapis. 

Saya juga ingin membawa perhatian tentang kaedah, mode serta paradigma yang dipilih lebih senang dipatuhi oleh mereka yang terlatih dalam bidang tertentu. Yang memerlukan kecekapan otak kiri, bersifat kalkulatif dan manipulatif. tidak memerlukan pengembelingan emosi dan sifat keinsanan yang lain. Saya dapat melihat betapa golongan sebegini begitu produktif dalam suasana yang mekanistik begini. Namun sebagai seorang yang telah lama berkecimpung dalam proses keilmuan, yang melihat ilmu dari sudut  holistik, ini bukanlah sesuatu yang patut dibanggakan, bahkan ia merupakan tanda2 kerosakan tamadun.

Disini ingin  saya berkongsi pandangan Max Weber, iaitu bapa Birokrasi sendiri tentang birokrasi: Walaupun beliau menggagaskan birokrasi untuk kecekapan pengurusan organisasi, beliau menyatakan beberapa amaran yang sepatutnya kita ambil perhatian, iaitu kehilanangan kemanusiaan, sesat matlamat sebenar, hirarki yang sangat kaku. kehilangan kecekapan dan malas untuk berubah. Tanda2 ini boleh kita lihat di UPM. Maka perlulah kita mengambil berat dan memikirkan agar hal sebegini dapat dibendung. Saya sering mengandaikan seorang pensyarah sebagai sebuah kereta yang mempunyai 6 silinder, 5 silinder habis digunakan untuk menguruskan keperluan birokrasi, hanya 1 silinder sahaja yang digunakan untuk ilmu dan bakti. Maka tidak hairan masyarakat semakin memandang remeh universiti, merasakan universiti tidak perlu dan sebagainya.

Harapan saya kepada Dato' VC dan barisan TNC serta pengurusan tertinggi yang lain, ialah memikirkan suatu perubahan paradigma, untuk menangani hal ini. Sebelum ini, semasa di awal perkhidmatan, Saya pernah melakukan usaha  untuk perubahan untuk organisasi dengan mengemukakan kertas putih, kajian cadangan, transformasi untuk mengubah keadaan. Bahkan beberapa tahun dahulu, saya pernah mengadakan petisyen dan bersemuka dengan  seorang TNC untuk menyuarakan ketidakadilan bagi bidang kami. Dan saya pernah mengusahakan kertas antara universiti untuk disuarakan ke tahap kementerian. Ada yang berjaya ada yang tidak. Namun pada usia saya ketika ini, dengan tenaga dan kudrat yang semakin berkurangan, saya rasa biarlah tenaga saya di tumpukan kepada soal ilmu.

Sekian dari saya, semoga mendapat pertimbangan. Keluhan ini saya tujukan kepada Prof Dato' VC sebagai tampuk pentadbiran UPM dan saya cc kan kepada pengurusan tertinggi, untuk difikirkan bersama. Untuk makluman, saya kongsikan emel ini secara bcc dengan beberapa staf yang merupakan rakan lama yang telah lama mendengar isu ini dari saya untuk dikongsi, yang saya yakin memahami isi kandungan emel ini, namun mungkin memerlukan privasi.

Wassalamualaikum wbt.

PROF. MADYA DR. MOHAMAD FAKRI ZAKY BIN JA'AFAR

Fakulti Rekabentuk dan Senibina

Universiti Putra Malaysia

43400 UPM